-
نویسنده: مهشید شیروانی
پس از نقل مکان به یک محل کار جدید یا پیش از شروع فعالیت شرکت، بهتر است لیست ملزومات اداری مورد نیاز و متناسب با نوع کسب و کار خود را تهیه کنید. این مقاله به شما کمک می‌کند که هیچ آیتمی را از قلم نیدازید.
در ابتدا باید گفت که هر وسیله یا ابزاری که برای کار در دفاتر یا اداره‌ها ضروری هستند، با نام ملزومات اداری شناخته می‌شوند. لیست ملزومات اداری برای تمام شرکت‌ها و موسسه یکسان نخواهد بود. ممکن است برخی از تجهیزاتی که در این فهرست به آن‌ها اشاره می‌کنیم، به صورت روزانه کاربرد نداشته باشند؛ بنابراین شاید فکر کنید چندان ضروری نیستند و کار هیچ شرکتی بدون آن‌ها به مشکل برنمی‌خورد. اما باید توجه داشته باشید که تمام وسایلی که در این لیست نام برده‌ایم، برای حفظ نظم ضروری هستند. در این فهرست، به مهم‌ترین وسایل برقی، ابزار رومیزی و حتی لوازم‌التحریر اشاره کردیم.
فهرست مطالب
لیست ملزومات اداری
همان‌طور که می‌دانید، شروع فعالیت کارمندان در دفتر بیمه، دفتر وکالت، دفتر پیشخوان، شرکت‌های دولتی، سازمان‌ها و موسسه‌های خصوصی و… بدون تجهیزات اولیه کارمندان غیرممکن است. به همین دلیل، برای اطمینان از خرید تمام وسایل مورد نیاز باید یک لیست ملزومات اداری تهیه کنید.
البته در این لیست قرار نیست که فقط با دستگاه‌های بزرگی مثل پرینترها روبه‌رو شویم. این لیست شامل لوازم کوچک و کاربردی نیز می‌شود که علاوه‌بر بهبود عملکرد کارمندان، باعث صرفه‌جویی در وقت و افزایش سرعت عمل می‌شوند. اگر کمی دقیق‌تر به لیست ملزومات اداری نگاه کنیم، متوجه می‌شویم که وسایل و ابزار موجود در آن به سه دسته مصرف شدنی، چسبها و تجهیزات اداری ماندگار تقسیم می‌شوند.
بیشتر بخوانید: بهترین موس و کیبورد بی سیم + معرفی برترین مدل‌ها
تجهیزات مصرف شدنی، به تجهیزاتی گفته می‌شود که موارد استفاده از آن‌ها زیاد است و بعد از یک مرتبه استفاده، دیگر قابل مصرف نیستند. بنابراین، این دسته از تجهیزات با اینکه کوچک هستند، از جمله نیازهای اصلی هر دفتر کاری به شمار می‌روند. در ادامه‌ی چک لیست خرید لوازم اداری، چسبها را می‌بینیم. نیاز به گفتن نیست که چسب‌های مایع و نواری تا چه حدی در دفتر کار مورد استفاده قرار می‌گیرند و می‌توان گفت که چسبها نیز از جمله نیازهای ضروری کارمندان محسوب می‌شوند.
بخش دیگری از ملزومات اداری را تجهیزات ماندگار تشکیل می‌دهند. هر ابزاری که برای مدت طولانی در محل کار استفاده شود و نیازی به خرید دوباره آن نباشد، در این بخش از لیست ملزومات اداری قرار می‌گیرد. هنگام خرید تجهیزات یا تهیه لیست، امکان دارد که برخی از وسایل و ابزارها را فراموش کنید؛ به همین جهت بد نیست که پیش از خرید، نگاهی به فهرست زیر داشته باشد.
- میز به تعداد کارمندان؛ در صورت نیاز میتوانید میز کنفرانس را به این قسمت اضافه کنید
- کامپیوتر
- پرینتر؛ در این قسمت میتوانید با توجه به بودجه و نیاز شرکت، پرینتر لیزری یا جوهرافشان را ذکر کنید
- انواع صندلی‌های اداری مثل صندلی مدیریتی، صندلی کارمندان و… به تعداد مدیران و کارمندان
- آرم موسسه و کارت ویزیت شرکت
- کاغذ در ابعاد مختلف مثل A4 و A3
- دستگاه‌های منگنه و پانچ
- خودکار، مداد و دیگر نوشت افزارها
- ماشین حساب
- تقویم رومیزی، تقویم دیواری، دفتر یادداشت
- کمد دوار، کتابخانه با چندین قفسه کتاب
- یخچال و ظروف آشپرخانه مثل بشقاب، فنجان، لیوان و…
- جعبه کمک‌های اولیه و کپسول آتشنشانی
- تزئینات دیواری و گل‌وگیاه
- چارت افراد فعال شرکت و عوامل اجرایی
لیست ملزومات اداری فقط به موارد ذکر شده ختم نمی‌شود. در این فهرست می‌توانیم به وسایل نظافت مانند سطل زباله خشک و تر، اسپری خوش‌بوکننده، کیسه زباله و… نیز اشاره کنیم. در ادامه، به صورت دقیق‌تری تجهیزات این لیست را بررسی می‌کنیم.
بیشتر بخوانید: مشکلات دستگاه کپی شارپ + راه حل ها و پیشگیری ها
لیست لوازم التحریر اداری
شاید به خاطر کوچک و ارزان بودن لوازم‌التحریر، بسیاری از افراد توجه زیادی به این دسته از لوازم نداشته باشند. اما باید گفت که فعالیت هیچ اداره‌ای بدون لوازم‌التحریر ممکن نیست. حتی وقتی تمام کارها با کامپیوتر انجام می‌شوند نیز باز هم به لوازم‌التحریر نیاز پیدا می‌کنید. البته لوازم‌التحریر در مقایسه با تجهیزات برقی اهمیت کمتری دارند. کاربردی‌ترین لوازم‌التحریر عبارتند از:
- ماژیک هایلایتر
- چند رنگ ماژیک برای تخته وایت‌برد
- تخته وایت‌برد برای نوشتن اهداف و برنامه‌های بلندمدت
- مداد، مداد تراش، پاک‌کن، خودکار، غلط‌گیر
- دفتر یادداشت، تخته پاک‌کن، خط‌کش
- کاغذ و پوشه در ابعاد مختلف
- کلیر بوک
موارد ذکر شده از جمله مهم‌ترین لوازمی هستند که بهتر است در لیست ملزومات اداری شما وجود داشته باشند.
بیشتر بخوانید: آموزش شارژ کارتریج و شیوه‌های مهم آن
فهرست لوازم اداری
برخی از لوازم صرفا برای دسترسی سریع و صرفه‌جویی در زمان روی میز کارمندان و مدیران قرار می‌گیرند که از آن‌ها با نام لوازم رومیزی نیز یاد می‌شود. وجود این دسته از تجهیزات روی میز تمام کارمندان و مدیران ضروری است و هر کارمندی در طول روز چندین باز به لوازم رومیزی احتیاج پیدا می‌کند. اگر می‌خواهید یک لیست از لوازم رومیزی تهیه کنید، پیش از خرید بد نیست نگاهی به موارد زیر داشته باشید.
- زیردستی از نوع چرمی، پلاستیکی یا MDF
- برچسب
- چسب
- منگنه و سوزن منگنه
- مهر
- قیچی
- دستمال کاغذی
- جای کارت ویزیت
- فایل رومیزی
- سوزن ته‌گرد
- کاغذ کاربن
- جای خودکار و مداد
- جوهر استامپ
- گیره کاغذ
- زونکن
- پانچ و قیچی برش
علاوه‌بر موارد ذکر شده، برخی از لوازم‌التحریر اداری مانند خودکار، مداد، غلط‌گیر و… نیز در فهرست لوازم رومیزی اداری قرار می‌گیرند.
فهرست لوازم برقی اداری
لیست ملزومات اداری فقط با وسایل و تجهیزات کوچک و ارزان قیمت کامل نمی‌شود و برای کامل کردن تمام ابزار اداره، باید برخی از دستگاه‌های برقی مورد نیاز شرکت را هم تهیه کنید. طبیعی است که برای خرید وسایل برقی و الکترونیکی باید هزینه بیشتری را نسبت به سایر ابزارها متقبل شوید؛ اما فراموش نکنید که این موارد جزء دارایی‌‌های ثابت شرکت خواهند بود و از درازمدت، از افزایش هزینه‌ها جلوگیری می‌کنند.
خرید دستگاه‌های برقی باعث می‌شود که شرکت یا موسسه شما، به شرکت‌ها یا سازمان‌های دیگر نیاز پیدا نکند. بنابراین، خرید دستگاه‌های برقی برای شرکت می‌تواند از نظر مالی و زمانی به سود شما باشد. برای مثال، اگر حجم کاری شرکت زیاد باشد و شما به صورت روزانه به پرینت گرفتن نیاز داشته باشید، در صورت برون‌سپاری کارهای مربوط به پرینت، ممکن است بعد از چند ماه هزینه‌ای بیشتر یک پرینتر را برای چاپ کردن اسناد مختلف پرداخت کنید. در ادامه، برخی از لوازم برقی را که برای اداره و شرکت‌ها مورد نیاز هستند، به شما معرفی می‌کنیم.
- کامپیوتر PC (کیس، مانیتور، کیبورد و ماوس) که با نیازهای اداری شما سازگار باشد. برای مثال، اگر فعالیت کارکنان شرکت فقط به فایل‌های ورد محدود می‌شود، نیازی به یک سیستم قدرتمند و مانیتور با کیفیت ندارید. اما برای کارهای گرافیکی باید بهترین سیستم ممکن را تهیه کنید.
- پرینتر لیزری، پرینتر رنگی یا سیاه و سفید
- دستگاه فکس
- چند خط تلفن
- دستگاه اسکنر
- پنکه سقفی، دیواری یا کولر گازی
- مودم
- دستگاه‌های محافظ نوسان برق برای جلوگیری از آسیب‌دیدن سیستم‌ها و لوازم برقی
- چای‌ساز یا قهوه‌ساز برقی
- آب‌سردکن برقی، بخاری برقی
- هدست
- هاردهای اکسترنال
بیشتر بخوانید: ماوس پد چیست + ویژگی های ماوس پد
جمع‌بندی
در این مطلب، یک لیست ملزومات اداری کامل را جمع‌آوری کردیم که برای شروع کار یک شرکت یا موسسه ضروری هستند. البته باید توجه داشته باشید که تجهیزات مورد نیاز برای تمام موسسه‌ها یکسان نیست و پیش از خرید لوازم اداری، باید به نیازهای نوع کسب و کار خود دقت کنید.
شما میتوانید برای خرید و خواندن مقاله های بیشتر به فروشگاه مقداد آی تی و مجله مقداد آی تی مراجعه کنید.
